Membandingkan Dua Versi Dokumen Word tanpa Membacanya dari Awal

Menerima dua berkas Word dengan nama hampir sama sering menimbulkan pertanyaan sederhana: apa yang sebenarnya berubah? Membaca keduanya dari halaman pertama memang bisa dilakukan, tetapi cara tersebut lambat dan rawan melewatkan perubahan kecil. Word menyediakan fitur perbandingan yang dapat menandai bagian yang ditambahkan, dihapus, dipindahkan, atau diubah formatnya.

Dengan langkah yang tepat, Anda dapat memusatkan perhatian pada revisi tanpa mengubah dokumen sumber. Hasil perbandingan juga bisa diperiksa satu per satu sebelum dijadikan versi akhir.

Bedakan Compare dan tampilan berdampingan

Ada dua cara yang kerap dianggap sama, padahal kegunaannya berbeda. Tampilan berdampingan menempatkan dua dokumen di layar agar Anda dapat membaca dan menggulir keduanya. Cara ini cocok untuk memeriksa tata letak, gambar, atau susunan halaman secara visual.

Sementara itu, fitur Compare menganalisis isi kedua dokumen dan menyajikan perbedaannya sebagai revisi. Hasilnya menyerupai dokumen dengan Track Changes aktif. Anda dapat melihat teks yang ditambahkan atau dihapus, lalu menerima maupun menolak perubahan tersebut.

Gunakan Compare jika tujuan utama Anda adalah mengetahui perubahan isi. Pilih tampilan berdampingan bila perbedaan visual halaman lebih penting atau dokumen tidak dapat dibandingkan dengan baik secara otomatis.

Persiapan sebelum membandingkan dokumen

Beberapa persiapan sederhana dapat mencegah tertukarnya dokumen asli dan hasil revisi:

• Simpan kedua berkas dengan nama yang jelas, misalnya Kontrak-Asli dan Kontrak-Revisi.
• Pastikan Anda mengetahui berkas mana yang lebih lama dan mana yang lebih baru.
• Tutup mode penyuntingan yang belum selesai dan simpan perubahan pada kedua dokumen.
• Jika berkas berasal dari email atau unduhan, periksa apakah dokumen dibuka dalam mode baca saja atau tampilan terlindungi.
• Buat salinan cadangan jika dokumen berisi informasi penting.

Compare umumnya menghasilkan dokumen baru sehingga berkas sumber tetap utuh. Meski demikian, penamaan yang teratur membantu Anda menghindari penyimpanan hasil ke lokasi atau nama yang keliru.

Cara memakai fitur Compare di Word

Nama menu dapat sedikit berbeda menurut versi dan bahasa antarmuka Word, tetapi alurnya pada aplikasi desktop umumnya serupa.

1. Buka Word. Anda tidak harus membuka salah satu dokumen terlebih dahulu.
2. Pilih tab Review atau Tinjau.
3. Pilih Compare, lalu klik pilihan untuk membandingkan dua versi dokumen.
4. Pada bagian dokumen asli, pilih berkas versi lama.
5. Pada bagian dokumen revisi, pilih berkas versi baru.
6. Isi label penulis bila Anda ingin revisi ditampilkan atas nama tertentu.
7. Buka pengaturan lanjutan untuk menentukan jenis perubahan yang perlu diperiksa.
8. Pilih agar perubahan ditampilkan dalam dokumen baru.
9. Jalankan perbandingan dan tunggu hingga Word menyusun hasilnya.

Menampilkan hasil dalam dokumen baru merupakan pilihan yang aman. Dokumen asli dan revisi berfungsi sebagai bahan pembanding, sedangkan keputusan penyuntingan dilakukan pada hasil perbandingan.

Menentukan perubahan yang perlu diperiksa

Word dapat membandingkan lebih dari sekadar kata. Bergantung pada isi dokumen dan versi aplikasi, pilihan perbandingan dapat mencakup pemformatan, komentar, tabel, header dan footer, catatan kaki, serta perpindahan teks.

Untuk dokumen biasa, biarkan pemeriksaan teks dan pemformatan aktif. Jika hasil terlalu ramai akibat perbedaan jenis huruf, spasi, atau gaya paragraf, ulangi proses dengan menonaktifkan perbandingan format. Dengan begitu, perhatian tertuju pada perubahan isi.

Memahami tampilan hasil perbandingan

Layar hasil biasanya terbagi menjadi beberapa area. Dokumen utama memperlihatkan versi gabungan dengan penanda revisi. Panel revisi merangkum perubahan, sedangkan dokumen asli dan revisi dapat muncul sebagai referensi.

Jenis penanda yang terlihat bisa berbeda sesuai pengaturan tampilan, tetapi prinsipnya sama:

• Sisipan menunjukkan teks yang ada pada versi baru tetapi tidak ada pada versi lama.
• Penghapusan menunjukkan isi versi lama yang dihilangkan dari versi baru.
• Perubahan format mencatat pergantian gaya, ukuran, penekanan, atau atribut teks lainnya.
• Perpindahan menunjukkan bagian yang dipindahkan ke lokasi lain jika Word berhasil mengenalinya.
• Komentar memperlihatkan catatan yang ditambahkan atau dihapus.

Jangan langsung menyimpulkan bahwa semua tanda adalah perubahan penting. Pergantian gaya paragraf atau spasi dapat menghasilkan banyak penanda meskipun isi kalimat hampir sama.

Gunakan tampilan markup yang tepat

Jika penanda terlihat terlalu padat, ubah tampilan markup. Tampilan sederhana membantu membaca naskah secara lebih bersih, sedangkan tampilan lengkap memperlihatkan seluruh detail revisi. Anda juga dapat memilih jenis markup tertentu, misalnya hanya sisipan dan penghapusan.

Panel revisi berguna untuk mengetahui apakah masih ada perubahan yang belum ditinjau. Namun, keputusan sebaiknya tetap dibuat dengan membaca konteks pada dokumen utama, bukan hanya daftar ringkasnya.

Meninjau perubahan secara sistematis

Setelah hasil tersedia, periksa revisi satu per satu dari awal hingga akhir. Gunakan tombol untuk berpindah ke perubahan sebelumnya atau berikutnya. Pada setiap revisi, pilih Accept jika perubahan benar atau Reject jika Anda ingin mempertahankan isi sebelumnya.

Urutan pemeriksaan berikut membuat pekerjaan lebih terarah:

1. Tinjau penghapusan, terutama pada angka, tanggal, nama, syarat, dan kalimat yang mengubah makna.
2. Periksa sisipan serta hubungannya dengan paragraf sebelum dan sesudahnya.
3. Pastikan teks yang dipindahkan tidak menjadi duplikat atau berada di bagian yang keliru.
4. Periksa perubahan format setelah isi dianggap benar.
5. Baca kembali paragraf yang mengalami banyak revisi agar alurnya tetap wajar.

Hindari menerima semua perubahan sekaligus sebelum melakukan pemeriksaan. Tindakan massal memang cepat, tetapi dapat memasukkan salah ketik, menghapus informasi penting, atau mempertahankan perubahan yang tidak disepakati.

Contoh penggunaan praktis

Bayangkan Anda memiliki proposal versi Senin dan versi Kamis. Pada versi terbaru, rekan kerja mengubah jadwal, menghapus satu bagian biaya, serta menambahkan ketentuan pembayaran. Dengan Compare, ketiga perubahan itu muncul sebagai revisi sehingga Anda tidak perlu membandingkan setiap paragraf secara manual.

Mulailah dengan memeriksa angka dan tanggal karena perubahan kecil pada bagian tersebut dapat berdampak besar. Lanjutkan ke penghapusan paragraf, kemudian periksa kalimat tambahan. Terakhir, tinjau perubahan format untuk memastikan judul, daftar, dan penekanan teks tetap konsisten.

Jika hasil perbandingan terlalu berantakan

Hasil Compare terkadang dipenuhi penanda. Hal ini dapat terjadi ketika dokumen dibuat dari template berbeda, formatnya banyak berubah, atau paragraf dirombak secara menyeluruh. Beberapa langkah berikut dapat membantu:

• Ulangi perbandingan tanpa menyertakan perubahan format.
• Pastikan dokumen asli dan revisi dipasang pada kolom yang benar.
• Bandingkan bagian teks tertentu dalam dokumen terpisah jika hanya satu bab yang relevan.
• Gunakan tampilan berdampingan untuk memeriksa tabel, gambar, dan tata letak yang sulit dianalisis otomatis.
• Pastikan kedua berkas merupakan dokumen yang berkaitan, bukan dua naskah dengan struktur sepenuhnya berbeda.

Dokumen hasil konversi dari PDF atau pemindaian juga dapat menghasilkan banyak perbedaan semu. Pemisahan baris, karakter yang salah terbaca, dan susunan paragraf hasil konversi sering dianggap sebagai revisi.

Menyimpan versi akhir dengan aman

Setelah semua perubahan ditinjau, simpan hasil dengan nama baru, misalnya Proposal-Final-Ditinjau. Jangan langsung menimpa dokumen asli apabila Anda masih memerlukan riwayat sebelumnya.

Periksa kembali apakah penanda revisi masih tersisa. Lalu baca bagian yang paling penting, termasuk judul, angka, tanggal, daftar, tabel, serta header dan footer. Compare mempercepat penemuan perbedaan, tetapi pemeriksaan akhir tetap diperlukan untuk memastikan dokumen enak dibaca dan maknanya tidak berubah secara tidak sengaja.

Kesimpulan

Fitur Compare membantu menemukan perubahan antara dua versi dokumen Word tanpa membaca ulang keduanya dari awal. Kuncinya adalah menentukan dokumen asli dan revisi dengan benar, menampilkan hasil dalam dokumen baru, lalu meninjau setiap perubahan berdasarkan konteks.

Untuk hasil terbaik, fokuskan perbandingan pada jenis perubahan yang benar-benar diperlukan. Setelah revisi diterima atau ditolak, simpan versi akhir dengan nama yang jelas dan pertahankan berkas sumber sebagai cadangan.